A.Pendahuluan

Ledakan informasi karena kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) telah terjadi dan ke depan percepatan baik kualitas maupun kuantitasnya akan semakin meningkat. Dampak yang diakibatkan TIK hampir pada semua sektor kehidupan dan lapisan masyarakat, tidak terkecuali pada pengelolaan administrasi penjualan Dealer mobil.

Dengan semakin banyaknya Pelanggan atau calon pelanggan potensial dan juga transaksi yang terjadi maka diperlukan pengelolaan administrasi penjualan dengan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi.

B. Diskusi dan Pembahasan

Dari uraian-uraian tersebut di atas, pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi di Dealer Mobil sudah seharusnya dilakukan, agar penjual dalam hal ini Dealer mobil bias menarik calon konsumen dan dapat memberikan kepuasan yang optimal kepada para konsumen atau dengan kata lain tercapainya efektivitas layanan pada konsumen.
Namun demikian, agar tidak terjadi kesalahan persepsi tentang pengertian pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi, sebelumnya perlu kiranya terlebih dahulu dijelaskan pengertian dari teknologi informasi dan teknologi informasi dan komunikasi. Teknologi informasi adalah teknologi yang digunakan untuk menyimpan, menghasilkan, mengolah, serta menyebarkan informasi (Sulistyo-Basuki, 1991 : 87). Sedangkan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) adalah cara-cara elektronik dalam pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan dan pengkomunikasian informasi, yang terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak dan jaringan komputer (Siregar, 2004 : 40).
Pada perusahaan tempat saya bekerja telah di implementasikan Dealer Manajemen Sistem.aplikasi yang dirancang untuk membantu dealer-dealer dalam pengelolaan administrasi agar lebih teratur,rapi dan efisien dengan menggunakan alat bantu perangkat computer.

Salah satu modul Dealer Manajemen Sistem atau selanjutnya saya sebut DMS ini adalah sales admin.

Beberapa keunggulan dari aplikasi ini adalah :
1. Karena merupakan tailor made maka aplikasi ini dapat dipastikan akan memenuhi semua aspek dari kebutuhan para dealer dan juga adanya dukungan penuh dari perusahaan induk.
2. Sistem mudah digunakan,karena adanya menu yang user friendly dan help yang memadai,dan cara pengoperasian yang baku/standar.
3. Karena berbasis web maka aplikasi ini sewaktu-waktu bisa diakses online dari mana saja,tentunya dengan penerapan sekuriti yang cukup tinggi.

Untuk Modul Sales Admin ini terdiri dari submodul sebagai berikut :
1. Ordering,modul ini untuk membantu pembuatan,Purchase Order ke Pemasok,penerimaan konfirmasi dari Supplier,dan perencanaan distribusi pengambilan kendaraan kepada expedisi.
2. Receiving,modul ini untuk membantu pembuatan Bukti Penerimaan Unit,memasukkan harga pokok perolehan unit,memasukkan inspeksi penerimaan kendaraan,mencatat kekurangan perlengkapan standar kendaraan,membuat form retur pembelian ke pemasok.
3. Karoseri,modul ini membantu pembuatan SPK karoseri kepada pemasok,membuat bukti penerimaan karoseri.
4. Barter,modul ini membantu transaksi barter dengan dealer lain.proses ini mencakup permohonan barter,pembuatan surat jalan dan penerimaan unit barter.
5. Transfer antar gudang,modul ini membantu administrasi pemindahan kendaraan antar gudang atau untuk memonitor kendaraan yang akan di konsinyasikan.
6. Wholesales,modul ini untuk mencatat penjualan ke pada subdealer,mencatat kegiatan mulai dari pembuatan Sales Order,Delivery order,sampai dengan Surat Jalan.
7. Direct Sales,modul ini mencatat penjualan kepada end user,mencatat kegiatan mulai dari pembuatan Sales Order,Booking unit,dan Surat Jalan.
8. Accessories,modul ini untuk membantu pembuatan SPK pemasangan aksesoris,penerimaan aksesoris.
9. Faktur Polisi,modul ini untuk membantu control terhadap stock Blanko Faktur Polisi,proses BBN kendaraan mulai dari SPK kepada biro jasa sampai dengan penyerahan kepada konsumen.
10. Billing,modul ini untuk membantu pembuatan tagihan kepada pelanggan,mulai dari pembuatan Faktur penjualan,nota debet dan faktur pajak.
11. A/P application,sub modul untuk mengelola hutang dagang perusahaan.
12. A/R application,sub modul untuk mengelola piutan dagang perudahaan,dalam hal ini berkaitan dengan billing./tagihan.
13. Tax application,submodul untuk membantu dealer dalam membuat laporan ke kantor Pajak.
14. G/L application,submodul untuk memgelola system akuntansi keuangan perusahaan.


C. Kesimpulan

Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) pada Dealer mobil memang sudah merupakan keharusan, agar teratur,rapi dan efisien.
Pemanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi secara positif, kreatif dan konstruktif menjadikan kegiatan dan operasi administrasi penjualan pada Dealer mobil berjalan lebih sinerji, harapan konsumen yang menginginkan layanan yang cepat terpenuhi dan efektivitas layanan dapat dicapai.
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi memang memberi peluang yang sangat luas kepada Dealer mobil untuk melakukan inovasi dan pembaruan-pembaruan dalam berbagai kegiatan dan operasi penjualan.Pelayanan yang lebih cepat,efisien dan tertata rapi dapat terpenuhi.Penyediaan Laporan-laporan penjualan dapat dilakukan seketika,sehingga pengambilan keputusan dapat segera diambil dalam menghadapi persaingan yang semakin kompetitif ini.


Daftar Pustaka

Dealer Manajemen Sistem Team, indomobil,2006. Dokumentasi Sales admin.
Siregar, A. Ridwan, 2004. Perpustakaan : Energi Pembangunan Bangsa. Medan : USU Press.
Sulistyo-Basuki, 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.

eBay didirikan pada 1995 oleh Pierre Omidyar sebagai AuctionWeb, bagian dari situs pribadi yang termasuk, tulisan sumbangan Omidyar terhadap virus Ebola. Awalnya situs ini dimiliki oleh Echo Bay Technology Group, firma konsultasi Omidyar. Omidyar telah mencoba mendaftar nama domain EchoBay.com namun nama itu telah dimiliki orang lain, jadi dia memendekkan namanya menjadi eBay.com. eBay bermarkas di San Jose, California, Meg Whitman telah menjadi presiden eBay dan CEO-nya sejak Maret 1998 (sumber:wikipedia)

Ebay menjadi yang terbesar sekarang karena berhasil memanfaatkan momentum sebagai yang pertama untuk mendapatkan user sebanyak-banyaknya. Awalnya itu dilakukan dengan menawarkan servisnya secara gratis. Setelah penggunanya mulai banyak, barulah eBay mulai menarik bayaran untuk listing fee.
Saat itu, beberapa kompetitor mulai muncul dan beberapa malah menawarkan listing fee gratis. Untungnya buat eBay, saat itu jumlah user situs web-nya sudah mencapai jumlah yang banyak.

Malah sewaktu raksasa Yahoo! membuka Yahoo! Auctions dan menawarkan listing fee secara gratis juga, eBay tidak terpengaruh. Beberapa pemakai eBay yang sempat tergoda tawaran Yahoo! dan beralih ke sana akhirnya
kembali ke pangkuan eBay karena yang pembeli tidak bisa menemukan penjual yang banyak; dan yang penjual tidak bisa menemukan pembeli yang banyak.
Di sini kita bisa melihat betapa berharganya network effect. Nilai dari jaringan eBay sudah membengkak sedemikian rupa sehingga walau eBay menaikkan
listing fee-nya pun, tidak banyak yang berpikir untuk pindah ke lain hati.
Lewat network effect ini, eBay berhasil menciptakan value yang besar (eksponensial bila dibanding dengan jumlah penggunanya), dan sekaligus mampu mendapatkan sebagian besar dari value tersebut.

Menariknya, Yahoo! yang belajar dari pengalaman tersebut berhasil membalikkan keadaan sewaktu masuk ke Jepang. Yahoo! masuk ke Jepang mendahului eBay dan itu lah pasar satu-satunya dimana eBay kalah bersaing dan akhirnya eBay memutuskan keluar dari Jepang.

Pentingnya network effect dalam industri online auction ini membuat eBay dan Yahoo! berusaha saling mendahului masuk ke pangsa pasar regional lainnya walau awalnya mereka harus merugi terlebih dahulu.

Metode pembayaran yang digunakan penjual di eBay antara lain:

• PayPal : Metode pembayaran pilihan bagi kebanyakan pembeli dan penjual di eBay. PayPal memungkinkan Anda untuk mengirim pembayaran yang cepat dan aman secara online dengan menggunakan kartu kredit atau rekening bank.
• Kartu kredit rekening pedagang : Anda dapat menyiapkan Checkout eBay untuk menerima pembayaran kartu kredit dan meminta pembeli untuk memberikan informasi kartu kredit mereka.
• Cek pribadi / Money order / Cek : Semua metode ini dapat dilacak ke alamat surat tertentu, tetapi kebanyakan penjual menunggu sampai dana dikliring sebelum mereka mengirimkan barang kepada pembeli.
• Escrow : Untuk barang dengan harga tinggi, eBay merekomendasikan layanan escrow yang disetujui eBay, http://www.escrow.com/.

Studi Kasus

1. Mengapa eBay dapat menjadi pasar Online yang begitu berhasil dan beraneka ragam?

eBay dapat menjadi pasar online yang berhasil karena bermacam – macam factor yang membuat eBay maju. Diantaranya adalah :

· Adanya unit pembayaran mirip seperti Bank yaitu dengan paypal, ini memungkinkan pelanggan untuk melakukan pembayaran elektronik kepada para penjual di eBay yang tidak mampu memiliki rekening kartu kredit untuk pedagang.

· Barang yang ingin di jual di dalamnya bermacam – macam jenis nya termasuk barang – barang yang unik yang sedang dicari oleh kolektor.

· Kemudahan dalam memakai jasa eBay untuk menjual maupun membeli barang.

· Harga yang ditwarkan rata – rata lebih murah, karena terkadang langsung dari penjual ke pembeli.

· Dengan daftar barang sebanyak 103,6 juta di seluruh dunia dan penambahan daftar barang sebanyak 6,1 juta yang dilakukan setiap hari, eBay menawarkan kesempatan yang tidak terhingga bagi semua orang untuk membeli dan menjual di seluruh dunia

· Akses mudah ke 38 pasar internasional dengan biaya operasi yang rendah

· Sumber daya seperti Pusat Keamanan, Program sistem Umpan-balik dan Perlindungan Pembeli dari eBay dan PayPal mengurangi risiko kecurangan online dan meningkatkan kepercayaan di antara para pembeli dan penjual.

1. Mengapa eBay telah menjadi penjual mobil bekas online ataupun offline terbesar, dan juga penjual online terbesar untuk beberapa produk termasuk di dalamnya computer, serta perlengkapan fotografi?

Karena banyak sekali kemudahan dalam jual – beli produk – produk tersebut di eBay. Pelanggan baik penjual ataupun pembeli di manja sehingga seperti pemilik ebay itu sendiri. eBay juga melakukan langkah – langkah termasuk membali perusahaan lelang kendaraan koleksi seperti Kruse International seharga $ 150 Juta untuk persediaan sebagai delaer mobil. Ini dilakukan setelah Manajer eBay menyadari terdapat peluang pasar untuk mobil yang saat itu sedang banyak – banyak orang yang berminat untuk membeli mobil dan juga karena eBay sudah sangat di kenal sehingga akan sangat mudah untuk melebarkan sayap mejadi penjual mobil dengan nilai plus yaitu murah.

eBay juga mengatur rencana asuransi dan garansi, layanan pelindungan pihak ketiga dan layanan pengiriman serta pemeriksaan. Dengan system yang dibangun tersebut ada kenaikan pendapatan tahunan termasuk penjualan mobil dan suku cadangnya yang mencapai $5 miliar. Sekitar setengah dari penjual adalah sebagai dealer rakitan dari ebay, ini juga yang membuat eBay menjadi penjual mobil terbesar online maupun offline. Karena begitu besar nya eBay, ini juga yang memacu perusahaan – perusahaan produsen computer dan perlengkapan fotografi untuk ikut memasarkan barang hasil produksi mereka di eBay. Karena dengan eBay mereka menganggap penjualan mereka akan meningkat seperti penjualan barang – barang lain di eBay. Dan ternyata benar, eBay pun saat ini di kenal sebagai penjual online terbesar untuk computer dan pelengkapan fotografi.

1. Apakah berpindah dari pasar lelang murni C2C ke perusahaan besar dan kecil untuk menjual ke pelanggan dan perusahaan lainnya, kadang dengan harga tetap, adalah strategi jangka panjang yang bagus? Mengapa..?

Ya ini merupakan strategi yang bagus, karena dengan demikian perusahaan – perusahaan besar akan ikut andil dalam proses di eBay dan tentunya akan semakin meningkatkan omset pendapatan bagi semuanya ebay sebagai fasilitator, perusahaan maupun customer. Tidak juga akan merugikan penjual kecil ( dalam hal ini dengan proses C2C) Karena mereka tentunya akan ada pangsa pasar sendiri yang menginginkan barang – barang dari mereka. Dengan demikian perpindahan yang dilakukan akan menguntungkan kepada semua pihak yang terlibat di dalamnya.

CRM (Customer Relationship Management) adalah sistem manajemen yang secara khusus menangani hubungan antara perusahaan dengan pelanggannya dengan tujuan meningkatkan nilai perusahaan di mata para pelanggannya. Pengertian lain mengatakan bahwa ia adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service).

Contoh bantuan yang dapat diberikan oleh software CRM antara lain:

• Bidang Penjualan
  1. Mencatat dan mengikuti semua aspek dalam penjualan
  2. Integrasi data yang menyebabkan akses ke unit proses bisnis lainnya dalam organisasi meningkat
  3. Mengakses data penjualan pelanggan dan data mengenai harga barang yang telah diberikan
  4. Secara otomatis dapat menginformasikan daftar calon-calon pelanggan yang berpotensi
  5. Otomatisasi penjualan atau yang disebut juga dengan sales-force automation (SFA) dibutuhkan untuk mengelola berbagai aktivitas penjualan perusahaan. Proses-proses penjualan dapat diuraikan menjadi beberapa tahap yaitu: menjaring prospek (lead generation), kualifikasi prospek (lead qualification), identifikasi kebutuhan, pengembangan spesifikasi, pembuatan proposal, presentasi proposal, mengatasi penolakan dan realisasi penjualan.

• Pemasaran
  1. Mempercepat proses pemasaran
  2. Memudahkan untuk pemasaran suatu produk
  3. Meningkatkan produktifitas marketing engan mengurangi acquisition costs
  4. Mengkuantifikasi ROI biaya marketing
  5. Menyederhanakan proses marketing
  6. Penjadwalan pengiriman email dan telepon
  7. Otomatisasi pemasaran (marketing automation – MA) adalah pemanfaatan teknologi pada proses-proses pemasaran. Perangkat lunak MA menawarkan berbagai kemampuan sekaligus, antara lain segmentasi konsumen, manajemen kampanye promosi, dan pemasaran berbasis event (event-based marketing).

• Pemenuhan Pesanan
  1. Dapat melakukan pemesanan secara online
  2. Mengecek status order yang ada
  3. Mempermudah proses pemesanan produk

• Layanan
  1. Membuat informasi holistik tentang informasi layanan dan penjualan dari pelanggan
  2. Dapat dengan mudah menyelesaikan solusi layanan
  3. Pelanggan akan memperoleh layanan yang prima sehingga meningkatkan customer retention and loyalty
  4. Dengan adanya otomatisasi pelayanan, perusahaan dapat menjalankan fungsi pelayanan terhadap para pelanggan secara otomatis, baik melalui call center ataupun contact center yang mereka miliki. Atau, melalui fasilitas website perusahaan, bahkan melalui tatap muka secara langsung antara petugas pelayanan dengan pelanggan di lapangan.

• Dukungan Untuk Pelanggan
  1. Mengidentifikasi faktor-faktor yang penting bagi pelanggan.
  2. Menangani keluhan/komplain pelanggan
  3. Menyimpan data untuk para pelanggannya
  4. Memperoleh informasi tentang suatu produk
  5. Perusahaan dapat mengenal pelanggan secara lebih baik sehingga dapat mengembangkan dan memberikan customer value yang lebih melalui pengembangan beberapa benefits bagi pelanggan
  6. Menyediakan dukungan pelanggan yang sempurna

Alter (1992)
Sistem informasi adalah kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi

Bodnar dan Hopwood (1993)
Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna

Gelinas, Oram, dan Wiggins (1990)
Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai

Hall (2001)
Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai

Turban, McLean, dan Wetherbe (1999)
Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik

Wilkinson (1992)
Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumberdaya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.

Sumber : Google